Документы: подпись клиента прямо из сделки Bitrix24

База знаний описывает не весь продукт. Статьи появляются по мере вопросов, поэтому часть возможностей здесь ещё не описана или описана короче, чем работает на самом деле. Не нашли нужного — напишите нам.

Модуль «Документы» — это подпись договоров, дополнительных соглашений и актов, не выходя из сделки в Bitrix24. Менеджер открывает сделку, загружает PDF во вкладке «Документы» — и документ уходит клиенту в личный кабинет. Клиент подписывает его с телефона кодом, менеджер получает об этом уведомление в Битриксе, а в ленте сделки остаётся запись с идентификатором подписи. Подписанный файл, протокол и доказательный пакет открываются там же, во вкладке сделки.

Какую задачу решает

Сделка ведётся в Битриксе, а подпись по-прежнему из него выпадает: распечатать договор, отправить курьером или почтой, дождаться скана, напомнить, ещё раз напомнить — и потом вручную отметить в сделке, что договор подписан. Скан с росчерком при этом ничего не доказывает, а бумажный оригинал идёт неделями.

С модулем договор уходит клиенту из той же карточки, где менеджер ведёт сделку, подписывается с телефона за пару минут, а результат сам возвращается в сделку. На руках у компании не «картинка с подписью», а файл, в котором записано, кто, когда и каким номером телефона его подписал.

Отправка из карточки сделки

В карточке сделки у приложения Поток24 есть вкладка «Документы». На ней — все документы клиента этой сделки: название, тип, статус, сколько адресатов подписали и дата отправки. Туда попадают и документы, отправленные из этой сделки, и те, что клиенту отправили из кабинета компании.

Кнопка «Отправить документ» открывает форму:

1. Файл — только PDF, до 20 МБ и до 100 страниц. Файл не должен быть защищён паролем или уже содержать электронную подпись: отметки о подписании ставятся прямо на листы, и чужую подпись они бы сломали.
2. Название и тип документа — договор оказания услуг, дополнительное соглашение, акт, согласие на обработку персональных данных или иное.

Адресата выбирать не нужно: документ уходит контакту этой сделки. Отправить не получится, если к сделке не привязан контакт или у контакта нет личного кабинета в Поток24 — подписывать документ клиенту негде.

Та же вкладка есть в карточке контакта — там адресат сам контакт.

С момента отправки документ считается подписанным со стороны компании: на каждую страницу ставится отметка «Подписано от имени … простой электронной подписью». Менеджер, который нажал кнопку, в документе не указывается — подпись принадлежит компании.

Клиент узнаёт о документе сразу: уведомление со ссылкой прямо на документ приходит в чат личного кабинета, пуш-уведомлением и в Telegram-бот компании.

Карточка документа во вкладке

Кнопка «Открыть» в строке списка разворачивает документ прямо во вкладке — в кабинет компании ради него идти не нужно.

• Сам документ — «Открыть документ» и «Скачать» отдают версию с отметкой компании, то есть ровно то, что получил клиент.
• Отпечатки файла — контрольные суммы исходного PDF и версии с отметкой компании. Если в файле изменится хоть один байт, отпечаток станет другим.
• Адресаты — статус («Ожидает подписи», «Открыт», «Подписан», «Отклонён»), время последнего действия, сколько раз запрашивался код и причина отказа. У того, кто подписал, в строке — «Подписанный файл» и «Доказательный пакет».
• Журнал событий — вся история по минутам: отправлен, открыт, запрошен код, подписан или отклонён.

Отзыв. Пока документ никто не подписал, его можно отозвать кнопкой «Отозвать» с указанием причины — например, если ошиблись файлом. После отзыва подписать документ уже нельзя. А после первой подписи отзыв закрыт: подпись поставлена, протокол собран и доказательства выданы обеим сторонам — отзыв их не отменил бы.

Как подписывает клиент

В личном кабинете клиента — раздел Документы. Сверху — то, что ждёт подписи, ниже — подписанные и отозванные. Подписанный документ можно открыть, скачать файлом и скачать доказательный пакет. Такой же раздел есть в кабинетах партнёра и сотрудника: им тоже можно отправлять документы.

Документ открывается прямо в кабинете — его можно прочитать целиком и скачать до подписания.

Первое подписание. Перед самым первым документом клиент принимает соглашение об электронном документообороте: без него простая электронная подпись не равнозначна собственноручной. Кнопка «Принимаю» становится активной, когда текст прокручен до конца. Не согласен — может сразу отказаться от документа, и компания предложит другой способ, например бумагу. Соглашение принимается один раз; когда выходит новая редакция, его просят принять заново.

Подпись кодом. Клиент нажимает «Подписать», и на его номер поступает звонок: код — это последние четыре цифры номера, с которого звонят. Если звонок не прошёл, код приходит в SMS. Дальше — ввести код, поставить отметку «Ознакомлен с документом и подписываю его простой электронной подписью» и нажать «Подтвердить».

Отказ. Вместо подписи можно нажать «Отказаться» и написать причину — она вернётся менеджеру.

Если код не приходит или не подходит

Как менеджер узнаёт о результате

Открывать сделку и проверять статус не нужно — результат приходит сам.

• Уведомление ответственному. Когда клиент подписывает документ или отказывается, ответственному по карточке клиента приходит уведомление в Битрикс24 со ссылкой на карточку. При отказе в уведомлении есть причина: после отказа клиенту обычно нужно позвонить, и причина объясняет, о чём говорить. Уведомление получает именно ответственный — даже если документ отправлял коллега или его отправили из кабинета компании.
• Запись в ленте сделки. По документу, отправленному из сделки, в её ленте появляется запись «Документ подписан» с идентификатором подписи или «Отказ от подписания» с причиной. История подписания остаётся в сделке рядом с остальными делами по клиенту.
• Статус во вкладке. Во вкладке «Документы» видно, сколько адресатов подписали каждый документ, а в его карточке — что именно произошло и когда.

Что получается на выходе

Подписанный документ — это тот же PDF, в котором на каждом листе внизу стоят отметка компании, отметка клиента (ФИО, телефон, время и адрес проверки) и номер листа вида «Документ RR0E-VXFT-C9Y1 · Страница 1 из 3». Номер листа доказывает, что документ предъявлен целиком: вынуть из пачки лист незаметно не получится.

Последним листом в файл вшит протокол подписания: стороны с реквизитами, кто и когда подписал, идентификаторы подписей, контрольные суммы исходной версии и версии с отметкой компании, QR-код на страницу проверки.

Доказательный пакет — архив по одной подписи. Его скачивают обе стороны: клиент — в своём кабинете, компания — в карточке документа, во вкладке сделки или в кабинете компании. В нём:

Проверка подписи

Адрес проверки напечатан в отметке клиента, а QR-код на него — в протоколе. Страница открывается без входа в кабинет и показывает, кто отправил документ, когда он подписан, кем (фамилия скрыта до первой буквы) и действует ли он. Там же — отпечаток подписанного файла: его сверяют с отпечатком файла, который есть на руках.

Названия и содержания документа на странице нет: QR-код видит любой, кому попал в руки лист, а раскрывать ему, о чём договор, незачем.

Кабинет компании: массовая отправка

Из сделки документ уходит одному клиенту. Когда адресатов много, документ отправляют из раздела Документы кабинета компании.

Новые правила для всех партнёров, согласие для всех клиентов, документ для сотрудников — адресатов выбирают поиском по фамилии, имени и телефону или вкладками «Клиенты», «Агенты» (это партнёры), «Сотрудники». Кнопка «Выбрать всех…» отмечает всю группу — до 50 человек за раз, остальных добавляют через поиск. Сотрудникам документы отправляются только отсюда.

В кабинете собраны все документы компании сразу, с фильтром «Активные» и «Отозванные». Карточка документа здесь та же, что во вкладке сделки: файл, отпечатки, статусы адресатов с их подписанными файлами и доказательными пакетами, журнал и отзыв, пока никто не подписал. У массовой рассылки видно, кто из адресатов уже подписал, кто открыл и кто отказался и почему.

Кто из сотрудников видит вкладку

Вкладку «Документы» в карточках сделки и контакта видят администратор портала и роли «Администратор» и «Суперадмин». Остальным сотрудникам доступ выдаётся галочкой «Документы» в «Администрировании» — см. Доступы сотрудников.

Юридическая сторона

По закону «Об электронной подписи» (63-ФЗ) простая электронная подпись равнозначна собственноручной, если стороны заранее договорились об этом. Такой договорённостью и служит соглашение об электронном документообороте, которое клиент принимает перед первым подписанием.

• Стороны соглашения — ваша компания и клиент. Поток24 — оператор информационной системы, а не сторона документа.
• Ключ подписи клиента — его подтверждённый номер телефона вместе с одноразовым кодом, выданным под конкретный документ.
• Время подписания фиксирует сервер Поток24. Это не квалифицированная метка времени удостоверяющего центра.

Действующая редакция соглашения видна в кабинете компании, Настройки → Документы: там же компания отмечает, что с ней ознакомилась.

Что нельзя подписывать простой электронной подписью

Этот перечень выводится в форме отправки, но за выбор вида подписи отвечает компания — содержимое файла платформа не проверяет.

• сделки, требующие нотариальной формы, и сделки с государственной регистрацией;
• доверенности на представительство в суде от имени физического лица;
• заявление о признании гражданина банкротом и процессуальные документы в суд;
• кадровые документы, требующие усиленной квалифицированной подписи по Трудовому кодексу РФ;
• согласие на обработку биометрических персональных данных;
• документы, содержащие государственную тайну.

Сколько стоит и как подключить

Модуль оплачивается пакетами подписаний, отдельно от тарифа. Подписания не сгорают.

Одно подписание — один адресат одного документа. Как оно расходуется:

• при отправке подписания резервируются — по одному на адресата. Остаток пакета сразу уменьшается, поэтому отправить больше, чем есть, нельзя: если подписаний не хватает на всех, документ не уходит никому;
• списывается подписание в момент, когда клиент запрашивает код, — даже если потом он так и не подписал;
• возвращается в пакет, если клиент отказался или документ отозван до того, как клиент запросил код, а также если за 90 дней с отправки код так и не запросили;
• повторный запрос кода стоит ещё одно подписание. Исключение — повтор после того, как код не удалось доставить: он бесплатный.

Пакет покупается в Маркетплейсе кабинета компании, блок «Дополнительные ресурсы тарифа» → «Подписания документов»: вы отправляете заявку, платформа выставляет счёт. После первой покупки появляются вкладка «Документы» в карточках Битрикса, раздел «Документы» в кабинете компании и в кабинетах клиентов, партнёров и сотрудников. Маркетплейс доступен на платных тарифах.

Модуль остаётся и тогда, когда пакет закончился: отправлять новые документы нельзя, но всё подписанное по-прежнему открывается — документы и доказательные пакеты нужны обеим сторонам и через годы.