Режим «свой Casebook»: события из писем Casebook

База знаний описывает не весь продукт. Статьи появляются по мере вопросов, поэтому часть возможностей здесь ещё не описана или описана короче, чем работает на самом деле. Не нашли нужного — напишите нам.

Если у вашей компании есть рабочее место Casebook, модуль КАД может получать события по делам из писем-уведомлений Casebook, а не из ежедневного опроса картотеки. Вы ставите дела в подборку Casebook и настраиваете в почте пересылку уведомлений на адрес, который выдаёт модуль. Дальше письма разбираются так же, как результаты опроса: модуль распознаёт событие, рассылает карточки адресатам и ставит задачи.

Режим даёт две вещи:

• события приходят раньше — письмо Casebook приносит запись и текст судебного акта в среднем на полдня раньше нашего опроса;
• дело стоит дешевле — 3 ₽ за дело-месяц вместо 29 ₽.

Свой опрос модуль при этом не бросает. Раз в неделю он сверяет все дела с картотекой и сообщает о том, что письмом не пришло.

Лицензия Casebook остаётся вашей: вы её покупаете, логин и пароль остаются у вас. Модуль получает только письма, которые вы ему пересылаете.

Когда режим выгоден

Ожидание поиска стоит 29 ₽ в обоих режимах, потому что номер дела по ФИО должника ищет модуль, а не Casebook. Разница в том, что в нашем режиме ожидания делят с делами 25 включённых, а в режиме Casebook включённых нет.

На каждом деле режим экономит 26 ₽ в месяц, и эта разница должна окупить вашу лицензию. Поэтому на небольшом портфеле выгоднее наш опрос, а на крупном — Casebook. Например, при лицензии около 6 500 ₽ в месяц режим начинает экономить примерно с 280 дел на контроле.

1. Начать настройку

Откройте раздел КАД → вкладка «Casebook» и нажмите «Настроить Casebook».

Модуль выдаст адрес для пересылки и покажет инструкцию. Пока режим настраивается, события по-прежнему приходят нашим опросом, и цена не меняется. Письма, которые уже начали приходить на адрес, на этом этапе только подтверждают, что канал работает. Событий по ним нет: иначе одно и то же событие пришло бы дважды — письмом и опросом.

Настроить режим можно и до запуска модуля. Если начать настройку до того, как вы нажали «Выставить счёт» на вкладке «Запуск», первый счёт сразу посчитается по ставкам Casebook, и режим заработает вместе с модулем после оплаты. Если счёт запуска уже выставлен, он останется по обычным ставкам, а режим включится после проверки канала, как у работающего модуля.

2. Скопировать адрес для пересылки

Адрес вида casebook+…@potok24.ru принадлежит только вашей компании. Кнопка «Скопировать» кладёт его в буфер обмена.

Кнопка «Выдать новый адрес» нужна, если адрес попал не туда. Прежний адрес сразу перестаёт приниматься, поэтому поменяйте адрес и в правиле пересылки — иначе письма перестанут доходить и сработает сигнал о тишине. Во время настройки проверку канала придётся пройти заново. Уже включённый режим и его ставка при смене адреса сохраняются.

3. Настроить правило пересылки в почте

Три правила, без которых пересылка не заработает или заработает опасно.

• Нужно автоматическое правило, а не кнопка «Переслать». При ручной пересылке почта вырезает служебную метку Casebook, и такое письмо модуль принять не может. Если такие письма всё же приходят, вкладка покажет предупреждение.
• Пересылайте только подборку с делами для контроля. Название подборки Casebook пишет в теме уведомления в квадратных скобках: «Событие по делу … из подборки [Название]», а если дело стоит ещё и в других подборках — «… из подборок [Другая] [Название]». Условие правила: тема содержит название вашей подборки в квадратных скобках, «[Название]» — тогда дойдут и письма по делам из нескольких подборок. Если дела лежат в нескольких подборках, заведите правило на каждую.
• Не пересылайте всю почту. Письмо Casebook о регистрации содержит ваш пароль.

Где это настраивается:

• Яндекс Почта. Настройки → Правила обработки писем → Создать правило: «Тема» содержит «[Название]» → «Переслать по адресу» и адрес модуля.
• Gmail. Настройки → Пересылка и POP/IMAP → Добавить адрес пересылки. Затем «Фильтры»: в поле «Тема» — название подборки в кавычках "Название" (скобки Gmail не учитывает) → «Переслать на» адрес модуля.
• Mail.ru. Настройки → Фильтры → Новый фильтр: «Тема» содержит «[Название]» → «Переслать копию» на адрес модуля.

Почта пришлёт на адрес модуля письмо-подтверждение пересылки. Оно появится на вкладке в блоке «Подтверждения пересылки» — со ссылкой или кодом. Откройте ссылку или введите код в своей почте: сам модуль по ним не переходит.

4. Поставить дела в подборку Casebook

Блок «Дела в Casebook» готовит файлы для загрузки в Casebook:

• «Файл: все дела на контроле» — для первой постановки;
• «Файл: только недостающие» — дела, которых в Casebook ещё нет.

Это таблица XLSX с одной колонкой номеров дел. Если дел больше 10 000, файл делится на части. Загружаете вы сами, в браузере: Casebook не даёт ставить дела в подборку программно.

Файл недостающих дел бот присылает и сам — прямо в сообщении чата модуля: когда на контроль встают дела, которых нет в Casebook, и в ежедневном напоминании. Ходить за ним в раздел не нужно.

5. Подготовить выгрузку из Casebook

Закажите в Casebook выгрузку подборки. Casebook пришлёт письмо «Подготовлен список дел из подборки» со ссылкой на файл — по вашему правилу пересылки оно дойдёт и до модуля, и модуль заберёт файл сам. Скачивать и загружать его не нужно: в чат модуля придёт «Выгрузка Casebook принята: N дел» и, если каких-то дел в Casebook ещё нет, файл с ними.

Модуль принимает выгрузку только той подборки, из которой к нему приходят письма о событиях: выгрузка другой подборки записала бы её дела в «есть в Casebook», хотя уведомлений по ним не будет. Такую выгрузку модуль отклонит и скажет в чате почему.

Casebook выгружает не больше 1 000 дел за раз. Если дел больше, выгрузите частями: номера складываются. В следующий раз вкладка и сообщения бота подскажут, с какой даты выгружать, — достаточно дел, добавленных в подборку с последней выгрузки (с запасом в день).

Если письмо до модуля не дошло, загрузите файл на вкладку вручную: «Загрузить выгрузку из Casebook», формат XLSX или CSV, до 5 МБ. Модуль ищет номера дел в любой ячейке, поэтому формат выгрузки менять не нужно.

По выгрузкам и пришедшим письмам вкладка сверяет, что у вас стоит в Casebook:

Пока список «Добавьте в Casebook» не пуст, раз в день модуль напоминает о нём в чат модуля: «Добавьте в Casebook N дел — файл приложен» — с файлом недостающих дел и просьбой подготовить выгрузку, которую модуль заберёт сам.

Когда режим включится

Блок «Проверка канала» ждёт двух условий:

• пришло письмо Casebook о событии по делу, которое стоит у нас на контроле;
• загружена выгрузка из Casebook.

Когда выполнены оба, режим включается сам — со следующих суток. В общий чат модуля приходит сообщение «Режим Casebook действует с …», и с этого дня считается ставка 3 ₽.

Если настройку начали до того, как выставили счёт запуска, ждать проверки не нужно: режим включится вместе с запуском, после оплаты первого счёта. Если канал окажется нерабочим, это поймает сигнал о тишине (см. ниже).

Как работает режим

• Письмо со ссылкой на документ даёт событие сразу с текстом акта — одно уведомление.
• Письмо без ссылки даёт запись без текста, как и наш опрос. Когда Casebook пришлёт письмо со ссылкой на тот же документ, уйдёт второе уведомление — «Появился текст документа».
• Адресаты и задачи — те же, что настроены на вкладке «Уведомления»: режим меняет источник событий, а не их рассылку.
• Сверка раз в неделю. Модуль опрашивает картотеку по всем делам на контроле и сопоставляет найденное с письмами. Что письмом не пришло, он записывает и рассылает с пометкой «🔎 Найдено сверкой: письма Casebook об этом событии не было». О том, что уже пришло письмом, повторно не пишет.
• Календарь заседаний пополняется на сверке. Письма Casebook о заседаниях модуль не разбирает. Определение суда о назначении заседания приходит письмом сразу, а строка в календаре «Заседания» появится после ближайшей сверки.
• Письмо по делу, которого нет у нас на контроле, не обрабатывается. Номер попадает в список «В Casebook, но не на контроле».
• Завершённое дело ещё 45 дней сверяется и входит в счёт, потом уходит в архив бесплатно. Письма по архивному делу по-прежнему записываются и рассылаются.

Если письма перестали приходить

Модуль следит за потоком писем. Если писем нет заметно дольше обычного перерыва, он пишет в общий чат:

Письма Casebook перестали приходить. Проверьте правило пересылки в вашей почте и срок лицензии Casebook. Пока писем нет, мы сверяем все дела своим опросом.

Одновременно плановая сверка всех дел переносится на ближайший проход, чтобы пропущенное нашлось за часы, а не через неделю. Сигнал приходит один раз на перерыв и снимается сам с первым же письмом.

Обычный перерыв модуль узнаёт по вашему же потоку писем за последние две недели: когда письма идут часто, обрыв пересылки замечается за несколько часов, при редких письмах — позже. Сверх этого действует простой верхний порог: один рабочий день без писем при 50 делах на контроле и больше, три рабочих дня — при меньшем портфеле.

Этот сигнал, напоминание «Добавьте в Casebook» и сообщение о включении режима приходят в общий чат модуля. Укажите его на вкладке «Уведомления» — иначе сообщениям некуда прийти.

Выключить режим

Кнопка «Выключить режим» (во время настройки — «Отменить настройку») возвращает наш опрос со следующих суток. С того же дня снова действует ставка 29 ₽ и включённые 25 дел. Режим каждого дня фиксируется в момент подсчёта, поэтому за прошедшие дни сумма не пересчитывается.

Как проверить, что получилось

1. Вверху вкладки — «Режим Casebook действует с …», последнее письмо и дата ближайшей сверки.
2. Блока «Проверка канала» на вкладке больше нет: он виден, только пока режим настраивается или пока не пришло первое письмо по делу с контроля.
3. Список «Добавьте в Casebook» пуст.
4. Новые события появляются в ленте «Что нового» через несколько минут после письма Casebook, а не в час опроса.
5. На вкладке «Расход» появилась строка «Набежало в окне замера (Casebook)» — подробнее в статье Стоимость модуля КАД и вкладка «Расход».